ينجح ترحيل بيانات الموارد البشرية حين تقرر ما ستنقله قبل رسم أي خرائط، وتصلح الأخطاء في السجلات المصدر لا في التحميل، وتثبت كل تحميل تجريبي مقابل إجماليات رقابية يعتمدها قسما الموارد البشرية والمالية. وفي السعودية تشمل الفحوصات أيضاً سجلات الإقامة والعقود والتأمينات الاجتماعية والبيانات البنكية، ويُعد العمل كله معالجة لبيانات شخصية بموجب نظام حماية البيانات الشخصية.
إفصاح: تطبّق وسنا للحلول الرقمية نظام Infinigent HCM في السعودية. وتنطبق هذه القائمة على أي نظام موارد بشرية وأي شريك تطبيق، بما فينا.
المراجع النظامية أدناه معلومات عامة لا استشارة نظامية، فتحقق منها مع مستشار مؤهل أو الجهة الرسمية قبل الاعتماد عليها.
حدد ما يجب أن يغطيه الترحيل
الترحيل ليس نسخة من قاعدة البيانات القديمة. فقبل أن يكتب أحد أي خريطة، صنّف كل مجموعة سجلات إلى سجلات تنتقل إلى التشغيل، وسجلات تُؤرشف للقراءة فقط، وسجلات تُترك.
| المعاملة | تشمل عادةً |
|---|---|
| التحميل في النظام الجديد | البيانات الرئيسية للموظفين العاملين، وشروط العقد والأجر الحالية، وأرصدة الإجازات والأرصدة الافتتاحية لنهاية الخدمة في تاريخ الانتقال، والقروض القائمة، والرواتب منذ بداية العام، والوثائق السارية |
| الأرشفة للقراءة فقط | ملفات المغادرين والرواتب السابقة ضمن فترة الاحتفاظ لديك، وسجلات الجزاءات والغرامات، والعقود المستبدلة |
| الترك | السجلات المكررة والتجريبية والوهمية، والحقول التي لا يستخدمها أحد، والوثائق المنتهية التي لا غرض نظامي لها، وقوالب البصمة التي لا يحتاجها النظام الجديد |
ويشير نظام حماية البيانات الشخصية إلى الاتجاه نفسه عند تحديد النطاق. فالمادة 11(3) تنص على أن يكون محتوى البيانات الشخصية ملائماً ومقتصراً على الحد الأدنى اللازم لغرض جمعها، والمادة 18 تُلزم الجهة المتحكمة بإتلاف البيانات دون تأخير عند انتهاء الغرض ما لم يوجد مسوغ نظامي يقتضي الاحتفاظ بها مدة محددة. ويضيف نظام العمل أن على صاحب العمل الاحتفاظ بالسجلات والكشوف والملفات في مكان العمل، وتحدد اللائحة طبيعتها ومحتواها (المادة 17). فاسأل مستشارك عن مدة الاحتفاظ بكل مجموعة سجلات قبل تصنيف أي شيء للترك.
ترحيل البيانات الرئيسية للموظفين، سجلاً بسجل
البيانات الرئيسية للموظفين هي جوهر أي نظام لإدارة رأس المال البشري، فالرواتب والإجازات ونهاية الخدمة كلها ترث عيوبها، وتنتشر الأخطاء هنا في الترحيل كله. ولكل مجموعة سجلات تحقق من البيانات الجديدة مقابل المصدر المذكور في الجدول، لا مقابل النظام القديم.
| مجموعة السجلات | التحقق مقابل | التحقق قبل التحميل |
|---|---|---|
| الهوية | الهوية الوطنية أو الإقامة أو الجواز | سجل واحد لكل شخص، والاسم مكتوب كما في وثيقة الهوية مع الاسم العربي حيث يتوفر، وتاريخ الميلاد نفسه في كل المصادر |
| الإقامة ورخصة العمل | الإقامة وبيانات العامل المقيم في مقيم | تطابق رقم الإقامة والمهنة وتاريخ الانتهاء، وتحميل الوثائق المنتهية بحالة منتهية لا كسارية |
| عقد العمل | العقد الموقّع والعقد في قوى | تطابق تاريخ المباشرة والمسمى الوظيفي والمدة وساعات العمل، إذ تطلب خدمة العقود لدى الوزارة المسمى الوظيفي ومدة العقد وساعات العمل والالتزامات المالية، مع حفظ حالة العقد في قوى كحقل مستقل |
| هيكل الأجر | العقد وآخر مسير رواتب | مكونات محفوظة منفصلة ومجموعها يساوي آخر مسير بالريال. ويسرد دليل الوزارة للعقود واجبة النفاذ الراتب الأساسي وبدل السكن وبدل النقل وإجمالي البدلات النقدية الأخرى |
| البيانات البنكية | السجلات البنكية | يتكون الآيبان السعودي من 24 خانة: SA ورقما تحقق ورمز بنك من خانتين ورقم حساب من 18 خانة (ECBS). أجرِ اختبار أرقام التحقق وتأكد من اسم صاحب الحساب |
| التأمينات الاجتماعية | التسجيل في التأمينات | يتطابق الأجر المسجل مع الرواتب. وتذكر الوزارة أن ملف حماية الأجور المرفوع يُعالج ويُطابق مع أنظمة التأمينات الاجتماعية، وتذكر الأسئلة الشائعة لأصحاب العمل لدى التأمينات أن طلب تصحيح الأجر الخاضع للاشتراك لا يُنظر فيه إلا في السنة التأمينية للدفع أو أول ثلاثة أشهر من السنة التالية |
| الإجازات ونهاية الخدمة | سجلات الإجازات ودفتر الأستاذ المالي | أرصدة افتتاحية في تاريخ الانتقال حسب نوع الإجازة، والتزام نهاية خدمة لكل موظف توافق عليه المالية |
| القروض والاستقطاعات والغرامات | الاتفاقيات الموقعة وسجل الغرامات | الرصيد القائم والقسط لكل منها. وتشترط المادة 73 من نظام العمل سجلاً خاصاً للغرامات، فانقل هذا التاريخ |
| الوثائق | مستودع الوثائق | كل ملف مرتبط بالموظف الصحيح، مع تعليم التقارير الطبية وما شابهها كبيانات حساسة |
حيث يُظهر المصدر تاريخاً هجرياً، احتفظ بالقيمة الأصلية إلى جانب التاريخ الميلادي المحوّل طوال الترحيل، ليمكن تتبع أي تاريخ متنازع عليه لاحقاً.
تنقيح البيانات يعني إصلاح العيوب في المصدر
في الترحيل، أصلح الأخطاء في النظام القديم أو الملف المصدر لا في نص التحميل. فالإصلاح في المصدر يصمد عند إعادة التشغيل، ويبقى النظام القديم صحيحاً حتى الانتقال. وهذه أكثرها شيوعاً.
- التكرار. الشخص نفسه بتهجئتين أو رقمي موظف. طابق برقم الهوية أولاً ثم الاسم.
- السجلات اليتيمة. موظفون بلا إدارة أو مدير أو مركز تكلفة، ومديرون غادروا وما زالوا في سلسلة اعتماد.
- تواريخ متعارضة. عقد ينتهي قبل أن يبدأ، أو بند رواتب بعد تاريخ المغادرة، أو إقامة انتهت قبل تاريخ الانضمام.
- نص حر حيث يتوقع النظام الجديد رموزاً. الجنسيات والمسميات الوظيفية والإدارات المكتوبة بطرق كثيرة تحتاج إلى جدول ربط تعتمده الأعمال.
- وحدات وصيغ مختلطة. أجر شهري مقابل سنوي، وتواريخ تبدأ باليوم مقابل الشهر، وهجري مقابل ميلادي.
- حالة متقادمة. موظفون مسجلون عاملين بعد مغادرتهم بوقت طويل، أو في إجازة منذ سنوات.
سجّل كل تصحيح مع اسم من اعتمده، لتستطيع الموارد البشرية الإجابة عن أسئلة المدقق حول الترحيل وتفسير سبب تغيّر أي قيمة لاحقاً.
أثبت كل تحميل بإجماليات رقابية
يجب أن يتضمن كل ترحيل تحميلين تجريبيين على الأقل قبل النهائي. وبعد كل منهما قارن النظام الجديد بالمصدر باستخدام الضوابط أدناه وسجّل النتيجة، وينجح التحميل حين تُفسَّر كل الفروقات ويعتمدها مالك البيانات.
| الضابط | المقارنة | نتيجة النجاح |
|---|---|---|
| عدد الموظفين | العاملون والمجازون والمغادرون حسب المنشأة | متساوٍ، أو كل فرق مسرود مع سببه |
| الأجر الأساسي وكل بدل | الإجماليات حسب المكون | متساوٍ بالريال |
| البيانات البنكية | الموظفون الذين يُدفع لهم بالتحويل البنكي مقابل أرقام الآيبان الصحيحة المحمّلة | كل استثناء مُصلح أو مقبول كتابياً |
| أرصدة الإجازات | الإجماليات حسب نوع الإجازة | متساوٍ |
| الالتزام الافتتاحي لنهاية الخدمة | لكل موظف مقابل دفتر الأستاذ المالي | متساوٍ ومعتمد من المالية |
| الرواتب منذ بداية العام | إجمالي الأجر والاستقطاعات وصافي الأجر لكل شهر من العام الحالي | متساوٍ |
| السجلات المرفوضة | سجل المرفوضات في التحميل | كل منها مُصلح في المصدر أو مقبول كتابياً |
| قراءة عينة | عينة عشوائية من ملفات الموظفين تُقرأ حقلاً بحقل | لا فروقات غير مفسرة |
أول مسير رواتب في النظام الجديد هو الضابط النهائي للترحيل، وتجد خطوات التشغيل المتوازي والتشغيل الفعلي في قائمة التحقق لتطبيق نظام الموارد البشرية.
هل ينطبق نظام حماية البيانات الشخصية على الترحيل؟
نعم. يعرّف دليل سدايا لنظام حماية البيانات الشخصية المعالجة بأنها تشمل جمع البيانات الشخصية وتخزينها ونقلها ومشاركتها ومحوها بأي وسيلة، فالترحيل معالجة، وصاحب العمل الذي يحدد غرضه هو الجهة المتحكمة. ودخل النظام حيز النفاذ في 14 سبتمبر 2023 مع مهلة سنة من ذلك التاريخ. وتترجم المواد إلى المهام التالية في الترحيل.
- الموردون والشركاء. تُلزم المادة 8 الجهة المتحكمة باختيار جهة معالجة توفر الضمانات اللازمة والتحقق من التزامها. فاحسم شروط حماية البيانات في عقد الترحيل قبل أن يخرج أي مستخرج من يدك.
- الدقة. تمنع المادة 14 المعالجة دون خطوات كافية للتحقق من الدقة والاكتمال، وهذا ما توفره خطوة التنقيح.
- الأمان. تشترط المادة 19 تدابير تنظيمية وإدارية وتقنية، ويعني ذلك في الترحيل عدم إرسال بيانات الموظفين في جداول بالبريد، وصلاحيات محددة بالاسم للمستخرجات، وحذف كل مستخرج تجريبي بعد اعتماد مطابقته.
- الحوادث. تُلزم المادة 20 الجهة المتحكمة بإشعار الجهة المختصة عند علمها بتسرب البيانات الشخصية أو تلفها. فاتفق مسبقاً على من يبلغ عن فقد أي مستخرج ولمن.
- الموقع. تغطي المادة 29 ولائحة نقل البيانات الشخصية خارج المملكة لدى سدايا نقل البيانات الشخصية أو الإفصاح عنها لجهة خارج المملكة، وقد يهم ذلك إن استطاع فريق في الخارج الوصول إلى البيانات أو كانت الاستضافة أو الدعم في الخارج. ويوضح مقال إقامة البيانات في السعودية القواعد.
- البيانات الحساسة. يشمل تعريف النظام للبيانات الحساسة البيانات الصحية والمعرّفات الحيوية، فالتقارير الطبية وقوالب البصمة تستحق قراراً منفصلاً بشأن نقلها أصلاً.
الانتقال والتراجع في تطبيق نظام الموارد البشرية
جمّد التغييرات في النظام القديم في وقت متفق عليه، وحمّل الفرق النهائي، وطابقه، وأبقِ النظام القديم للقراءة فقط بعد ذلك. واتفق مسبقاً على قاعدة التراجع: أي ضابط فاشل يوقف التشغيل، ومن يقرر، وما البديل. وإن كانت الرواتب جزءاً من الترحيل، فانتقل بعد نهاية شهر مباشرة لتبدأ إجماليات بداية العام من نقطة نظيفة.
احصل على مراجعة لنطاق الترحيل وضوابطه
أخبرنا بأنظمتك المصدر وعدد موظفيك وكياناتك، وسنمر معك على ما يُحمّل وما يُؤرشف والإجماليات الرقابية التي تُحدد قبل أول تحميل تجريبي.
راجع خطة الترحيل لديالمصادر
- نظام حماية البيانات الشخصية (المرسوم الملكي م/19 وتاريخ 9/2/1443هـ)، المواد 1 و8 و11 و14 و18 و19 و20 و29، الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، المنصة الوطنية لحوكمة البيانات. dgp.sdaia.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- دليل نظام حماية البيانات الشخصية (للجهات المتحكمة والمعالجة)، سدايا. dgp.sdaia.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- لائحة نقل البيانات الشخصية خارج المملكة، الإصدار 2.0، أغسطس 2024، سدايا. dgp.sdaia.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- نظام العمل (المرسوم الملكي رقم م/51 وتاريخ 23/8/1426هـ)، النص الإنجليزي، المادتان 17 و73، وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. hrsd.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- خدمة إدارة العقود، وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. hrsd.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- دليل مبادرة عقد العمل الموثق سنداً تنفيذياً، وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. hrsd.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- رفع ملف حماية الأجور، وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. hrsd.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- الأسئلة الشائعة لأصحاب العمل، المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية. gosi.gov.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- بوابة مقيم لبيانات العمالة المقيمة ومعاملاتها، خدمة حكومية سعودية. muqeem.sa. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
- هيكل رقم الحساب البنكي (الآيبان) في السعودية، اللجنة الأوروبية للمعايير المصرفية (ECBS). ecbs.org. تاريخ الاطلاع: 2 أكتوبر 2026.
