الرئيسية › حلول البرمجيات › إدارة الإقامات الرقمية
يمنح نظام إدارة الإقامات أصحاب العمل مكاناً واحداً لإدارة كل ملفات التأشيرات والإقامات وتصاريح العمل لموظفيهم الوافدين، من الطلب الأول حتى التجديد. تطبّق وسنا للحلول الرقمية إدارة الإقامات الرقمية للمنشآت السعودية التي تحتاج إلى رؤية حالة كل ملف، واكتشاف تواريخ الانتهاء قبل حلولها، ومعرفة تكلفة كل معاملة.
نظام إدارة الإقامات الرقمية نظام مركزي للأعمال التي يتولاها صاحب العمل لتوظيف الوافدين: طلب التأشيرات، وإصدار الإقامات وتجديدها، وإدارة تصاريح العمل، ومعالجة طلبات الخروج والعودة. ويحتفظ بسجل واحد لكل موظف يضم الوثائق وتاريخ الملفات وتواريخ الانتهاء.
لا يحل محل البوابات الحكومية بل ينظّم العمل معها. يُنجز أصحاب العمل هذه المعاملات عبر منصات مثل قوى ومقيم وأبشر أعمال ووزارة الخارجية، وينظّم النظام العمل حولها: من طلب ماذا، وأي الوثائق جاهزة، ومن اعتمد، وكم كانت التكلفة، وما المستحق لاحقاً.
تشغّله معظم المنشآت إلى جانب نظام للموارد البشرية؛ إذ تأتي بيانات الموظفين عادةً من نظام إدارة رأس المال البشري، بينما يتولى نظام إدارة الإقامات الملفات والوثائق.
تؤدي جداول البيانات الغرض حتى تكبر القوى العاملة أو يزيد عدد المواقع، ثم تظهر المشكلات نفسها لدى معظم فرق التعقيب.
يعتمد التجديد غالباً على سريان سجلات أخرى، مثل الجواز أو تصريح العمل أو التأمين الطبي. وإذا كانت هذه التواريخ في ملفات مختلفة، يُكتشف الانتهاء متأخراً.
يسأل المديرون فريق التعقيب عن حالة الملف، وتعتمد الإجابة على من تولاه.
نسخ الجوازات والصور والموافقات في رسائل البريد والمجلدات المشتركة، وغالباً بعدة نسخ.
تُدفع الرسوم والغرامات ورسوم الخدمات ملفاً بملف، لذا نادراً ما تُعرف التكلفة لكل موظف أو إدارة.
وعندما يكونون في إجازة يتباطأ العمل أو يتوقف.
1
يرفع المدير أو الموارد البشرية ملفاً لموظف ومعاملة محددين.
2
يتحقق النظام من الوثائق المتوفرة والناقصة والقريبة من الانتهاء.
3
يُحال الملف إلى المعنيين باعتماده، مع ظهور التكلفة قبل التقديم.
4
يُنجز فريق التعقيب المعاملة على المنصة المختصة ويسجّل النتيجة.
5
تُحفظ بيانات الوثيقة الجديدة وتواريخ الانتهاء في سجل الموظف.
6
تُرسل التذكيرات قبل الانتهاء التالي بوقت كافٍ للتصرف.
تستخدم بعض الأنظمة الأتمتة بالذكاء الاصطناعي، مثل التعرف الضوئي على الحروف لقراءة صور الجوازات أو روبوتات تكرر إدخال البيانات، في الخطوتين 2 و4. تأكد قبل الشراء من الخطوات المؤتمتة فعلياً على المنصات السعودية.
| المجال | لماذا يهم | السؤال الذي تطرحه على أي مورّد |
|---|---|---|
| تغطية الإجراءات السعودية | قد تتبع البرمجيات المصممة لدولة خليجية أخرى بوابات وأنظمة مختلفة | ما المعاملات السعودية المدعومة اليوم، وما المدرج في خطة التطوير؟ |
| تتبّع الانتهاء | الوثائق المنتهية تسبب غرامات وتوقف العمل | ما الوثائق التي تُتابع، وكم قبل الانتهاء تُرسل التنبيهات؟ |
| الاعتمادات وسجل التدقيق | الرقابة الداخلية وأي خلافات لاحقة | هل يمكننا معرفة من طلب ومن اعتمد ومن أنجز كل خطوة؟ |
| تتبّع التكاليف | غالباً ما يكون الإنفاق على التأشيرات غير مرئي | هل يمكن عرض التكاليف لكل موظف وإدارة ونوع معاملة؟ |
| الربط بنظام الموارد البشرية | يتجنب حفظ بيانات الموظفين مرتين | كيف تصل بيانات الموظفين إلى نظام التأشيرات؟ |
| الاستضافة والبيانات | البيانات الشخصية للموظفين الوافدين | أين تُستضاف البيانات: سحابياً أم داخل المنشأة؟ |
| التحقق المسبق من الأهلية | تأخر التوظيف عندما لا يسمح نطاق المنشأة أو حالة حماية الأجور أو رصيد المنصة أو حصة التأشيرات | هل ينبّه النظام إلى عوائق الأهلية قبل وصول الطلب إلى منصة قوى؟ |
تنتشر هذه الحاجة في الإنشاءات وإدارة المرافق والرعاية الصحية والضيافة والتجزئة والتصنيع والخدمات اللوجستية، وفي المجموعات التي تتشارك فيها عدة كيانات فريق علاقات حكومية واحداً.
متاح الآن
تطبّق وسنا للحلول الرقمية منصة Infinigent DIM، وهي نظام لإدارة الإقامات الرقمية من Infinigent Software Solutions. يدير إجراءات التأشيرات والإقامات في منصة واحدة، من التحقق من الأهلية والطلب حتى متابعة الاعتمادات، مع مسارات عمل قابلة للإعداد، وإدارة الوثائق والتصديقات مع تنبيهات الانتهاء، وتتبّع الرسوم الحكومية والتكاليف، والتقارير. وتقدّم Infinigent النشر السحابي أو داخل المنشأة، بما في ذلك الاستضافة على سحابة سيادية محلية داخل المملكة، وهي حاصلة على شهادتي ISO 27001:2022 وSOC 2 Type II ومتوافقة مع GDPR.
لا. يدير نظام الموارد البشرية سجلات التوظيف والرواتب والإجازات، بينما يدير نظام إدارة الإقامات الملفات والوثائق المرتبطة بالجهات الحكومية للموظفين الوافدين. ويربط كثير من أصحاب العمل النظامين لتُدخل بيانات الموظفين مرة واحدة.
يعتمد ذلك على النظام والمنصة. فبعض الأنظمة تجهّز البيانات أو تؤتمت الإدخال المتكرر، لكن المعاملة نفسها تُنجز عبر حساب منشأتك.
يعتمد ذلك على عدد الموظفين والكيانات وأنواع الوثائق وقواعد الاعتماد وجودة بياناتك الحالية.
غالباً نعم. وعادةً ما يكون تنظيف سجلات الوثائق وتواريخ الانتهاء الجزء الأكبر من الترحيل، لذا يُخطَّط له مبكراً.
عادةً فريق التعقيب والعلاقات الحكومية، وعمليات الموارد البشرية، والمديرون المعتمدون، والإدارة المالية لتقارير التكاليف، مع صلاحيات تُحدَّد حسب الدور.
أخبرنا بعدد الموظفين الوافدين والكيانات التي تديرها، وكيف تُتابع الملفات اليوم، وسنوضح شكل سير العمل الرقمي لفريقك.